Für die KEB sind Sie der/die primäre Ansprechpartner/in Ihrer Pfarrei, Ihres jeweiligen Verbandes oder Ihrer jeweiligen Mitgliedseinrichtung, die Sie vertreten. Alle Informations- und Rundschreiben der KEB schicken wir deshalb an Sie.
Sie melden an die KEB die Veranstaltungsangebote, die Sie im Rahmen von Erwachsenenbildung durchführen. Entweder telefonisch oder per email oder auch mit dem vorgegebenen Meldeformular (Alternativ-Formular).
Nach den Veranstaltungen reichen Sie mithilfe des „Verwendungsnachweises" Ihren Zuschussantrag bei uns ein oder geben die Daten für eine „Veranstaltung ohne Kosten/ohne Abrechnung" (hier auch im word-Format) weiter
Im Idealfall planen Sie möglichst gemeinsam mit Gruppen und Verbänden Ihrer Pfarrei das Bildungsprogramm. Hilfreich kann es sein, wenn Sie dazu einen "Sachausschuss Erwachsenenbildung" anregen, in dem Mitglieder aller kirchlichen Verbände und Gruppen vertreten sind. Koordinieren Sie dabei die Termine und Themen, damit nicht verschiedene Veranstalter Ähnliches anbieten. Regen Sie darüber hinaus auch eine Kooperation der Verbände bei den Veranstaltungen an.
Alle Veranstaltungen müssen offen ausgeschrieben sein und laden alle Interessierten ein. Berücksichtigen Sie dabei bestimmte Zielgruppen (z.B. Eltern von Kindergartenkinder, junge Erwachsene, Senioren u.a.).
Bitte informieren Sie den Pfarrgemeinderat regelmäßig über Ihre Planungen. Suchen Sie auch die Zusammenarbeit genauso wie mit außerkirchlichen Gruppen (Kindergarten, Selbsthilfegruppen, ortsansässigen Vereinen etc.).
Auf der Suche nach geeigneten ReferentenInnen zu Ihren geplanten Themen erhalten Sie Hilfe bei der regionalen Geschäftsstelle (09621/475520). Folgende Absprachen mit den ReferentInnen sind nötig: Termin, Ort und Zeit, Thema, Zielsetzung und Methoden, evtl. Pressevorbericht, benötigte Medien, Honorar…
Werben Sie für die Veranstaltungen auf verschiedenen Ebenen: Presse, Pfarrbrief, Plakate, Handzettel, persönliches Ansprechen von möglicherweise Interessierten, eigene Homepage, SocialMedia. Ihre KEB unterstützt Sie dabei gerne. Die Pressemeldungen sollten immer mit dem Zusatz "in Zusammenarbeit mit der KEB" versehen sein.
Bei einzelnen Veranstaltungen (z.B. Kursen, Bildungsfahrten, etc.) kann es notwendig sein, dass Sie die Anmeldung der Teilnehmenden entgegennehmen.
Sie erheben die Teilnahmegebühren (je nach zu erwartenden Unkosten) oder bitten um eine freiwillige Spende am Ende der Veranstaltungen.
Vereinbaren Sie bitte einige Tage vor der Veranstaltung, welche Medien (Beamer, o.ä.) der/die Referent/in benötigt.
Bei Tages- und Wochenendseminaren erstellen Sie bitte eine Teilnehmendenliste mit Ihrer Unterschrift.
Alternativ können Sie auch eine Eintragliste vor Ort auslegen.
Bereiten Sie die Begrüßung/Gesprächsleitung vor oder delegieren Sie diese an jemanden, der/die mit dem Thema der Veranstaltung vertraut ist.
Füllen Sie nach der Veranstaltung mit dem/der Referenten/-in den Verwendungsnachweis mit der integrierten Referentenquittung aus. Lassen Sie sich die Bankverbindung geben, wo das Honorar hin überwiesen werden soll.
Bitte füllen Sie nach einer Veranstaltung (mit Kosten) den Verwendungsnachweis zur Abrechnung aus. Stellen Sie auch die dazugehörigen Unterlagen zusammen:
- Den Verwendungsnachweis und die Honorarquittungen.
- Alle sonstige Belege (Spesen, eigene Unkosten, etc.).
- Eine Teilnehmer*innenliste (nur bei Tages- und Wochenendseminaren und bei längerfristigen Kursen).
- Einen Öffentlichkeitsnachweis (Pfarrbrief, Pressevorankündigung, o.ä.).
Der Öffentlichkeitsnachweis ist nicht notwendig, wenn die Veranstaltung rechtzeitig vor der
Durchführung bereits der KEB gemeldet wurde.
Falls es sich um eine Veranstaltung handelt, die keine Kosten verursacht hat, dann ist trotzdem auf alle Fälle eine Erfassung auf dem gesonderten Formular „Veranstaltungen, die keine Kosten verursacht haben" (hier auch im word-Format) notwendig. Dies sind z.B. Bildungsveranstaltungen, bei denen kein Referentenhonorar angefallen ist.