Durchführung einer Veranstaltung

Eine kleine "To-do-Liste" für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Veranstaltung

1. Planung

Der Pfarrgemeinderat legt jeweils für den Zeitraum eines Jahres das Bildungsprogramm fest, das den örtlichen Gegebenheiten und Erfordernissen entspricht.
Dabei ist zu beachten:

  • Diözesane Bildungsschwerpunkte und Anregungen berücksichtigen.
  • Hilfestellung der zuständigen KEB Amberg-Sulzbach in Anspruch nehmen
  • Termine von Bildungsveranstaltungen möglichst mit anderen Veranstaltungen koordinieren

2. Vorbereitung

  • Festlegung der Termine
  • Referenten auswählen und Kontakt aufnehmen
  • Veranstaltungsform absprechen (Einzelabend, Seminar usw.)
  • Raumfrage klären
  • Finanzen sichern
  • Rechtzeitig die Veranstaltung an die KEB Amberg-Sulzbach melden, auch wenn kein Zuschussantrag gestellt wird.

3. Werbung

  • Presseankündigung
  • Plakate vorbereiten und zwei Wochen vor der Veranstaltung aushängen
  • Hinweis im Pfarrbrief und anderen Mitteilungsblättern
  • Persönliche Einladungen
  • Vermeldung im Gottesdienst

4. Durchführung

  • Nochmalige Kontaktaufnahme mit den Referenten
  • Raum vorbereiten (Heizung, Sitzordnung)
  • Bei geplantem Medieneinsatz den Stromanschluss klären
  • Für geeignete Atmosphäre sorgen
  • Teilnehmergebühr kassieren
  • Teilnehmerzahl erfassen
  • Begrüßung der Teilmehmer und des Referenten
  • Einführung
  • in der Diskussion evtl. die Gesprächsleitung übernehmen
  • Schlusswort und Verabschiedung des Referenten und der Teilnehmer
  • Bankverbindung, Kontonummer und Fahrtkilometer des Referenten erfragen.

5. Nachbereitung

  • Die Abrechnung der Veranstaltung muss über die zuständige KEB Amberg-Sulzbach erfolgen.
  • Die entsprechenden Angaben in den Abrechnungsbogen für die KEB Amberg-Sulzbach eintragen und rechtzeitig weiterleiten.
  • Wenn möglich, einen kurzen Bericht an die Presse geben, in dem auch die KEB Amberg-Sulzbach als Träger der Veranstaltung erwähnt wird.
  • Gegebenenfalls Werbematerial und Pressebericht zur Information an die KEB Amberg-Sulzbach senden.
  • Die Veranstaltung sollte im Pfarrgemeinderat oder im Sachausschuss Erwachsenenbildung ausgewertet und in die weitere Arbeit einbezogen werden.